Este método es especialmente útil cuando trabajas con datos institucionales, registros administrativos o cualquier información que una organización gestiona internamente pero que puede compartir bajo petición.
Cuándo usar este método
Opta por la solicitud de datos cuando se cumplan estas condiciones:- Sabes con certeza que los datos existen (registros, informes, bases de datos internas).
- Los datos no están publicados en ningún portal de acceso libre.
- Tienes una vía de contacto con la institución o persona que los gestiona.
- Los datos no contienen información personal sensible que impida su cesión.
Proceso de solicitud
Identifica la fuente y el responsable
Determina qué institución u organización gestiona los datos que necesitas y quién es la persona o departamento responsable de atender solicitudes de información. En instituciones educativas suele ser la secretaría o el área de administración; en organismos públicos, la oficina de transparencia o comunicación.
Prepara la solicitud
Redacta una petición clara que incluya:
- El propósito del proyecto y cómo se usarán los datos.
- Una descripción precisa de los datos que necesitas (qué variables, qué período temporal, qué nivel de agregación).
- El formato preferido para recibirlos (hoja de cálculo, CSV, PDF).
- Un plazo razonable para la respuesta.
Envía la solicitud y confirma la recepción
Envía la petición por el canal formal correspondiente (correo institucional, registro de entrada, formulario oficial) y solicita confirmación de recepción. Guarda una copia del envío con fecha.
Recibe los datos y evalúa el formato
Cuando recibas los datos, comprueba si están en un formato directamente utilizable. Es posible que te los entreguen en papel, en un PDF o en un formato no estructurado. En ese caso tendrás que adaptarlos.
Estructura los datos en un archivo digital
Si los datos no están en formato digital estructurado, introduce la información manualmente en una hoja de cálculo. Asegúrate de que cada fila representa un registro y cada columna una variable. Este archivo será el punto de partida para la limpieza y el análisis.
Adaptación del formato
A diferencia de los formularios online, los datos obtenidos por solicitud pueden llegar en formatos variados y requerir trabajo adicional antes de poder analizarlos.Datos en papel o PDF no estructurado
Datos en papel o PDF no estructurado
Tendrás que transcribir la información a una hoja de cálculo manualmente. Organiza las columnas de antemano para no tener que reorganizar la tabla después. Si el volumen es grande, considera dividir el trabajo entre los miembros del equipo.
Datos en PDF estructurado o tabla
Datos en PDF estructurado o tabla
Algunos PDF contienen tablas que se pueden copiar directamente a una hoja de cálculo. Prueba a seleccionar y pegar; si el resultado no es limpio, herramientas como Tabula permiten extraer tablas de PDF de forma automática.
Datos en hoja de cálculo o CSV
Datos en hoja de cálculo o CSV
Es el formato ideal. Revisa que la estructura sea correcta (una fila por registro, una columna por variable) y que los valores sean consistentes antes de continuar con la limpieza.
Al igual que con los formularios, garantiza que la solicitud esté enviada y el archivo preparado antes de la siguiente sesión del laboratorio. El resto del proyecto depende de tener los datos listos a tiempo.
Continúa con la recopilación
Si este método no se adapta a tu situación, consulta las otras dos vías disponibles.Recogida de datos propia
Diseña y distribuye un cuestionario para generar tus propios datos cuando no existen registros previos.
Búsqueda de datos públicos
Explora portales y repositorios con datasets abiertos, ya estructurados y listos para analizar.